Contrainte réglementaire livraison UGAP et télétravail

[ft35]

Bonjour

Au vu de l'encouragement à la poursuite du télétravail pour un déconfinement progressif, d'une éventuelle 2ème phase confinement et, de manière plus générale, d'une organisation du travail qui risque d'évoluer (avec peut-être un développement du télétravail) , je souhaiterai avoir un petit photocopieur chez moi pour me permettre d'exercer mes fonctions de façon optimale.

J'ai donc demandé un devis à l'UGAP : 40 € HT par trimestre soit 640 € HT sur 4 ans en location/maintenance. Au vu du (très) faible montant, mon directeur de laboratoire m'a donné son accord mais l'UGAP m'a signalé qu'elle ne pouvait livrer au domicile d'un particulier. Ce que m'a confirmé ma délégation régionale qui par ailleurs ne verrait pas cette dépense d'un bon oeil.
Ne serait-il pas possible d'assouplir cette contrainte réglementaire ?

Pour info, je suis de façon régulière en télétravail un jour par semaine et n'exclus pas de demander à l'être plus.

Merci d'avance pour votre retour.

[Alain Favennec]

Bonjour,

L'UGAP, en temps normal, fait livrer, uniquement, à une adresse administrative d'un service ou d'un établissement public, elle se préserve ainsi du risque,  très limité, de commandes détournées à des fins personnelles. Il s'agit d'un protocole interne à cet organisme et non d'une réglementation.
Le mieux est que votre direction, ou vous même, preniez contact avec votre "interlocuteur UGAP" afin d'essayer de trouver une solution : https://www.ugap.fr/contact/adresses-des-agences-ugap.html

Restant à votre disposition

[Henri]

Hello !

Curiosité en relation avec ta problématique FT35 (car un des corolaires du télétravail c'est la dématérialisation des documents) : en restant assez générique pour ne pas dévoiler des informations trop spécifiques pourrais-tu expliquer quelle est la nécessité de photocopier des documents papier dans ton activité ?

A te lire.  

[ft35]

Bonjour Henri

En fait, j'ai plus besoin d'imprimer que de photocopier. Mais au vu du prix des cartouches d'encre d'imprimante, je pense que via une petite photocopieuse le cout unitaire est plus avantageux. (Pour rappel, l'enjeu financier = 40 € HT par trimestre soit 640 € HT en location maintenance sur 4 ans soit un cout unitaire dérisoire).

Pour répondre à ta question, j'occupe une fonction BAP J et ci-après quelques exemples concernant mon activité :
- certains documents dématérialisés ne sont pas recevables. Par exemple, des documents nécessitant une signature. (signature électronique non acceptée).
- d'autres doivent être photocopiées car disparition des informations au bout de quelques temps. (ex : ticket de péage, ticket caisse...)
- conservation des pièces comptables au niveau du laboratoire donc impression.
- pour des dossiers qui durent plusieurs années et parfois avec des interlocuteurs qui changent, mieux vaut garder une trace écrite pour « se remettre rapidement l'historique en tête ». J'ai le cas actuellement avec un ministère : 4 ans, 3 interlocuteurs successifs et toujours pas finalisé !
- Lorsque je dois synthétiser des informations provenant de différentes sources (fichiers, mails), je trouve qu'il est plus facile de le faire au vu de documents imprimés que de « jongler » avec différents fichiers ou mails surtout avec un seul écran.

Voilà, quelques exemples !

Bon week-end

[Henri]

(suite)

Merci d'avoir satisfait ma curiosité FT35.
La dématérialisation des informations est néanmoins une évolution nécessaire quelque soit les "documents" exploités.
Notre JO national ou notre processus d'imposition par exemple n'ont-ils pas eux-mêmes cessé d'être traités sous forme papier sans que la signature (simple détail) pose problème ?

Bon WE.